5.3 Ingresar ventas

El ingreso de ventas permite cargar en bloque las ventas de un periodo a partir de un Excel. En la logica actual, la venta ya no se informa en columnas separadas de unidades, pack, cajas y pallet. Ahora cada fila representa una combinacion de producto y clasificacion de envase vendida en el periodo.

Este cambio existe para resolver mejor una pregunta operativa clave: en que formato compra o vende realmente el cliente ese producto. Esa respuesta define que envase debe usarse para contabilizar la venta y, por lo tanto, como se calculara despues la constante de ventas y los procesos REP asociados.

Que resuelve este nuevo flujo

El objetivo del nuevo ingreso de ventas es que EcoREP pueda calcular ventas sobre cualquier envase vendible del producto, no solo sobre un supuesto fijo de venta en unidades.

Eso significa que un producto puede ser vendido, por ejemplo, como:

• unidad,
• caja interna o pack,
• caja secundaria,
• pallet o envase terciario.

En vez de obligar a distribuir eso en columnas separadas, el archivo informa directamente cual fue la clasificacion de envase usada para la venta. Esa clasificacion queda guardada en la venta y luego se usa en los calculos posteriores.

Por que la clasificacion de envase es tan importante

La clasificacion de envase no es un dato decorativo. Es la referencia que EcoREP usa para interpretar la cantidad vendida.

Cuando el sistema calcula ventas o reportes posteriores:

• busca la clasificacion de envase cargada en la venta,
• ubica ese envase dentro de la linea base activa del producto,
• toma la cantidad configurada para ese envase,
• calcula la constante de ventas sobre esa base.

Por eso, para poder calcular correctamente, primero hay que saber en que formato comercializa el cliente cada producto. Si el cliente vende una caja interna y se carga como unidad, el calculo posterior queda mal interpretado aunque la cantidad numerica sea correcta.

Pregunta operativa esencial antes de preparar el Excel

Antes de pedir o consolidar las ventas, hay que aclarar con el cliente lo siguiente:

1. En que formato vende realmente cada producto.
2. Si vende el mismo producto en mas de un formato durante el periodo.
3. Como identifica internamente ese formato en sus reportes comerciales o ERP.
4. Si existen ajustes, devoluciones o movimientos negativos que tambien deban informarse.

En terminos practicos, la conversacion con el cliente no debe ser solo pedir cantidades. Debe ser pedir cantidades junto con su formato de venta.

Trabajo previo recomendado con el cliente

Antes de armar el Excel, conviene hacer este flujo:

1. Confirmar que el periodo este aperturado en EcoREP.
2. Confirmar que los productos existan en linea base para el tipo de producto correcto.
3. Confirmar que la linea base tenga activos los envases realmente vendibles del producto.
4. Pedir al cliente un reporte de ventas donde se pueda identificar el formato comercial de cada producto.
5. Traducir ese formato comercial a una clasificacion de envase EcoREP.
6. Validar internamente los casos dudosos antes de consolidar el archivo final.

Si este paso previo no se hace bien, el Excel puede cargar, pero los calculos posteriores pueden fallar o quedar mal interpretados.

Plantilla disponible

• Ingreso de ventas

Estructura actual de la plantilla

La plantilla actual trabaja con tres columnas funcionales:

Columna	Uso
Codigo	Codigo del producto existente en linea base.
Ventas	Cantidad vendida para ese producto y ese formato de venta.
Clasificacion de envase	Codigo del envase usado para esa venta.

La unidad de lectura de la plantilla ya no es una fila con toda la estructura logistica del producto. Ahora es una fila por producto y por clasificacion de envase.

Como leer una fila del archivo

Cada fila responde a esta pregunta:

Que cantidad se vendio de este producto en este envase durante este periodo.

Ejemplos conceptuales:

• Si un producto se vendio en envase primario, se informa una fila con su codigo, la cantidad y la clasificacion ENV1.1.
• Si el mismo producto se vendio como caja interna, se informa otra fila con el mismo codigo, otra cantidad y la clasificacion ENV1.2.
• Si tambien se vendio en formato caja o pallet, se agregan filas separadas para ENV2 o ENV3 segun corresponda.

Reglas criticas de validacion

1. Debe existir un periodo aperturado para el año, mes y tipo de producto seleccionado.
2. El archivo debe ser un Excel valido.
3. El producto debe existir en la empresa y en el tipo de producto correspondiente.
4. El codigo de clasificacion de envase es obligatorio.
5. La clasificacion de envase debe existir en el catalogo del sistema.
6. La cantidad de ventas debe ser numerica.
7. No puede repetirse la misma combinacion de codigo y clasificacion de envase dentro del archivo.
8. Para productos que ya tienen estructura activa, la clasificacion informada debe existir como envase activo del producto.

Clasificaciones de envase que se usan en ventas

Operativamente, las ventas pueden quedar asociadas a cualquiera de las clasificaciones vendibles del producto, por ejemplo:

• ENV1.1
• ENV1.2
• ENV2
• ENV3

La clave no es usar siempre la misma, sino usar la que corresponda al formato real de comercializacion informado por el cliente.

Implicancia directa para calculos posteriores

La clasificacion de envase cargada en ventas afecta procesos posteriores como:

• calculo REP
• reportes REP
• reportes de sistema de gestion
• recalculo de constantes de ventas
• cruces entre ventas y estructura de linea base

Si la venta referencia una clasificacion de envase que ya no existe activa en la linea base del producto, el calculo puede fallar y obligar a recargar las ventas del periodo.

Punto critico

No basta con que el producto exista. Debe existir y estar correctamente configurado el envase sobre el cual se quiere imputar la venta.

Politica de reemplazo del periodo

El ingreso de ventas del periodo funciona como reemplazo completo, no como carga incremental.

Cuando se importa el archivo:

• EcoREP elimina primero las ventas existentes del periodo seleccionado.
• Luego inserta las ventas nuevas contenidas en el Excel.

Esto significa que el archivo debe contener la foto completa de las ventas que se quiere conservar para ese periodo.

Riesgo operativo

Si vuelve a cargar un periodo con un archivo parcial, las ventas que no vengan en ese archivo dejaran de existir en el periodo, porque la carga reemplaza el contenido anterior.

Consideraciones operativas importantes

1. Mantenga un Excel maestro por periodo como respaldo.
2. Pida siempre al cliente el formato de venta junto con la cantidad.
3. No consolide manualmente formatos distintos en una sola fila.
4. Si un producto se vendio en mas de un formato, informe una fila por cada clasificacion de envase.
5. Antes de cargar, revise que el pesaje y la linea base del producto soporten ese envase como vendible.
6. Si hubo devoluciones o ajustes, la cantidad puede ser negativa siempre que el dato de negocio lo requiera.
7. No cierre el periodo hasta validar que la carga quedo consistente.

Procedimiento recomendado

1. Aperture el periodo correcto.
2. Solicite al cliente el reporte de ventas con identificacion del formato comercial.
3. Homologue ese formato comercial a la clasificacion de envase EcoREP.
4. Prepare el Excel con una fila por producto y clasificacion de envase.
5. Revise codigos, cantidades y clasificaciones antes de importar.
6. Cargue el archivo en el modulo de ventas.
7. Valide los resultados del periodo antes de cerrarlo.

Como pensar el archivo desde la operacion

Una buena forma de explicarlo al cliente o al equipo comercial es esta:

No estamos preguntando solo cuanto vendio de cada producto. Estamos preguntando cuanto vendio de cada producto segun su formato de venta.

Ese matiz es el que permite que EcoREP calcule correctamente sobre unidad, caja interna, caja o pallet, siempre que ese formato exista y este bien configurado en la linea base del producto.